Samarbeidsavtaler i forskning og juridisk rådgivning

Avdeling for forskning og utvikling (AFU) har tilgjengeliggjort ulike maler til bruk for å regulere forskningssamarbeid som Nord deltar i. Dersom det finnes en mal som passer prosjektet ditt, skal denne som hovedregel anvendes. Hvilken mal som skal brukes i ditt prosjekt avhenger blant annet av hvordan prosjektet er finansiert. Nedenfor finner du oversikt over, og utfyllende informasjon om de maler som er tilgjengelige.

Ved spørsmål, behov for juridisk vurdering av eller hjelp til å utforme forskningskontrakt, kontakt jurist ved AFU på forskning-post@nord.no

Juridisk beskyttelse

Kontrakten gir en juridisk ramme som beskytter rettighetene og interessene til alle parter involvert i forskningsprosjektet. Den beskriver vilkårene og betingelsene for samarbeidet, inkludert eierskap av immaterielle rettigheter, konfidensialitet, ansvar og mekanismer for tvisteløsning. Ved å klart definere disse aspektene, vil en kontrakt bidra til å redusere potensielle konflikter og sikre at alles rettigheter og plikter er tydelig definert.

Finansiering og ressurser

Forskningsprosjekter krever ofte betydelig finansiering og ressurser, inkludert utstyr, materialer og personell. Kontrakten beskriver de økonomiske ordningene mellom universitetet og eksterne finansieringskilder eller samarbeidspartnere. Den spesifiserer finansieringsforpliktelsene, budsjettildelingen, betalingsvilkårene og eventuelle krav til økonomisk rapportering. Disse bestemmelsene sikrer åpenhet og ansvarlighet i bruken av ressursene.

Immaterielle rettigheter (IPR)

Forskningsprosjekter genererer ofte verdifull immateriell eiendom i form av oppfinnelser, oppdagelser eller kreative verk. Kontrakten etablerer eierskap og lisensieringsrettigheter for den immaterielle eiendommen som genereres under prosjektet. Dette er spesielt viktig når man samarbeider med eksterne organisasjoner eller når forskningen finansieres av industripartnere. Tydelige bestemmelser om immateriell eiendom beskytter interessene til universitetet, forskerne og sponsorene, og muliggjør riktig kommersialisering eller spredning av forskningsresultatene.

Konfidensialitet og personvern

Forskningsprosjekter kan inneholde sensitiv informasjon, data eller personopplysninger som er underlagt personvernregler. Kontrakten inneholder bestemmelser for konfidensialitet og personvern for å sikre at konfidensiell informasjon håndteres trygt og kun deles med autoriserte parter. Disse bestemmelsene beskytter deltakernes personvern, opprettholder integriteten til forskningsdata og ivaretar interessene til alle involverte parter.

Compliance og etiske hensyn

Forskningsprosjekter må følge etiske retningslinjer, regulatoriske krav og institusjonelle retningslinjer. Kontrakten beskriver ansvarsområdene til alle parter som er involvert for å sikre overholdelse av disse forpliktelsene. Den kan inkludere bestemmelser knyttet til forskning med menneskelige deltakere, dyrevelferd, biosikkerhet, etisk atferd og regulatoriske godkjennelser. Ved å formalisere disse forpliktelsene bidrar kontrakter til å opprettholde integriteten og etiske standarder for forskningsprosjektet. Les mer om forskningsetikk her.

Samarbeid og forventninger

Kontrakten etablerer forventningene, rollene og ansvarsområdene til alle parter som er involvert i forskningsprosjektet. Den definerer prosjektmilepæler, leveranser og tidsrammer, slik at det blir tydelighet og enighet blant samarbeidspartnere. Kontrakten fremmer effektiv kommunikasjon, letter koordinering og gir en ramme for overvåking og evaluering av fremdriften i forskningsprosjektet.

Generelt sett spiller kontrakter en svært viktig rolle i å beskytte rettighetene, ressursene og interessene til alle parter som er involvert i forskningsprosjekter ved universiteter. Den gir en juridisk og operasjonell ramme som fremmer åpenhet, samarbeid, overholdelse av regelverk og effektiv styring av prosjektet fra start til slutt.

Kontraktsmaler

For prosjekter som er finansiert av EU under Horizon Europe, bruker Nord DESCA-malen (DESCA Model Consortium Agreement).

Her finner du den til enhver tid oppdaterte versjonen av malen: https://www.desca-agreement.eu/desca-model-consortium-agreement/

Malen kommer med relativt omfattende veiledning og kan tilpasses ut i fra om finansieringen er actual cost eller lump sum.
For prosjekter finansiert av NFR er det et krav at prosjektansvarlig skal inngå samarbeidsavtale med samarbeidspartnerne. Signert samarbeidsavtale må oversendes NFR innen tre måneder etter at prosjektansvarlig mottok kontrakten om finansiering. Innvilgede midler vil ikke bli utbetalt før dette er på plass. Dersom samarbeidsavtalen ikke er mottatt av NFR innen fristen(og annet ikke er skriftlig avtalt), faller innvilget tilskudd bort.

Mal for samarbeidsavtale for prosjekt finansiert av NFR (norsk versjon) (.doc)Last ned

Forskningsrådet har også utarbeidet noen maler for samarbeidsavtaler. Her finner du eksemplene for samarbeidsavtaler (forskningsradet.no) som er tilgjengelige.
Et forskningsprosjekt som mottar finansiering fra eksterne er enten et bidragsprosjekt eller et oppdragsprosjekt. Kategoriseringen avhenger av finansieringsmåte og organisering av prosjektet.

Bidragsprosjekt

Et bidragsprosjekt kjennetegnes ved at Nord skal samarbeide med ekstern(e) part(er) og det er balanse med hensyn til partenes bidrag. Nord har lov til å egenfinansiere prosjektet, som ved å gjennomføre prosjektaktiviteter eller dekke indirekte kostnader som ikke dekkes av bidragsyter. Fordi et bidragsprosjekt ikke skal gå med overskudd, må man avklare videre bruk av uplanlagt overskudd med bidragsyter.

(Norsk mal for bidragsforskning kommer)

Samarbeidsavtale med finansiering (engelsk) (.doc)

Oppdragsprosjekt

Et oppdragsprosjekt kjennetegnes ved at Nord skal utføre et forskningsprosjekt mot betaling fra ekstern(e) oppdragsgiver(e) og det foreligger klare krav til motytelse fra Nord når avtale om støtte inngås. Det kan for eksempel være et prosjekt ervervet gjennom anbudskonkurranse.

Det er viktig å være klar over at oppdragsgiver skal dekke alle direkte eller indirekte kostnader (dette inkluderer en rimelig fortjeneste) forbundet med prosjektet. Nord kan ikke bidra med hverken midler eller egeninnsats i prosjektet, da dette vil være i strid med statsstøtteregelverket. Oppdragsgiver skal faktureres med mva., med mindre tjenesten er omfattet av fritak i henhold til merverdiavgiftsloven.

(Norsk mal for oppdragsforskning kommer)
Intensjonavtale
- En intensjonsavtale er et dokument som kan brukes til å uttrykke en parts intensjon om å inngå en formell avtale eller partnerskap med en annen part på et senere tidspunkt. Intensjonsavtalen nedenfor er tilpasset deltakelse i søknad om eksternfinansiering.
Intensjonsavtale (engelsk versjon) (.doc)

Konfidensialitetsavtale (NDA)
- En konfidensialitetsavtale brukes når det i et forskningssamarbeid skal utveksles beskyttelsesverdig informasjon mellom Nord og ekstern samarbeidspartner. Det kan dreie seg om forretningshemmeligheter, upubliserte resultater eller annen informasjon som anses for å være av konfidensiell karakter. Som regel vil samarbeidsavtalen for forskningsprosjekt ivareta behovet for konfidensialitet. Men for de tilfeller dette ikke er ivaretatt i samarbeidsavtalen, eller samarbeidsavtale enda ikke er inngått mellom partene er det hensiktsmessig å inngå konfidensialitetsavtale.
Enveis avtale brukes når kun Nord skal dele beskyttelsesverdig informasjon med samarbeidspartner. Gjensidig avtale brukes når begge (eller flere) parter skal utveksle informasjon seg i mellom som har behov for beskyttelse.

Enveis NDA (engelsk versjon) (.doc)

Gjensidig NDA (engelsk versjon) (.doc)

Memorandum of Understanding (MoU)
- En MoU er en avtale mellom to eller flere parter som skisserer deres intensjoner om å jobbe sammen om et spesifikt prosjekt, initiativ eller mål. MoUen kan sees på som et utgangspunkt for forhandlinger da den definerer omfanget og formålet med samtalene, og kan fungere som en overbygning for inngåelse av mer spesifikke avtaler om forsknings- eller utdanningssamarbeid.
M oU mal (engelsk versjon) (.doc)

Material Transfer Agreement (MTA)

(Mer informasjon og mal kommer)
Sentralt administrasjonsnivå: Rektor eller direktør/prorektor som har fullmakt til dette.

Fakultetsnivå: Dekan eller den dekanen har bemyndiget (som regel fakultetsdirektør, eventuelt kontorsjef).
Ved tildeling av ekstern finansiering inngås det avtale med finansieringskilden. Når prosjektlederen og finansieringskilden er enige om kontraktsdesignet, og kontrakten er klar for signering, må prosjekteier (fakultetet) forsikre seg om at prosessen som ledet opp til det endelige kontraktforslaget, har blitt fulgt, og at den akademiske og økonomiske rammen fortsatt er i samsvar med enhetens akademiske profil og fokusområder.

Prosjekteieren må blant annet forsikre seg om at:
- Alle vedlegg til kontrakten er i sin endelige form.
- Prosjektøkonomen har vært involvert i budsjettsammenstillingen.
- Interne ressurser som er inkludert i prosjektplanen, er tilgjengelige i løpet av prosjektperioden.
- Aspekter som personvern, immaterielle rettigheter (IPR), planer for datahåndtering, osv. (som spesifisert i regelverk, utlysningen av prosjektet og spesifikke krav fra Nord universitet), blir adressert i kontrakten.
Hvis prosjekteieren ønsker utdypninger/endringer i kontrakten før signering, blir den sendt tilbake til prosjektlederen med en beskrivelse av hva som må endres.

Hvis alt er i orden, kan prosjekteieren signere kontrakten.

Fullmakt - Hvem kan signere en kontrakt på vegne av Nord universitet

Når kontrakten er gjennomgått og godkjent av prosjekteieren, kan kontrakten signeres.

Det er prosjekteieren som signerer kontrakten. Prosjekteieren kan være:
- På fakultetsnivå: Dekanen eller den som er autorisert av dekanen.
- På sentralt administrasjonsnivå: Rektor eller direktøren/prorektoren for det relevante ansvarsområdet som er autorisert av rektor.
Hvis det er gitt fullmakt, må denne fullmakten være skriftlig og i samsvar med fullmaktsreglene (Intranett).

Hvis kontrakten gjelder et forskningsprosjekt som har fått tildelt midler fra EU, skal også rektor eller den som er autorisert av rektor signere i tillegg til prosjekteieren.

Kontrakter av særlig overordnet strategisk betydning må sendes til styret ved Nord universitet for godkjenning før signering.

Når kontrakten er signert, sender prosjektlederen kontrakten til finansieringskilden, med en kopi til fakultetsadministrasjonen.

Overføring/deling av personopplysninger

I samarbeid hvor personopplysninger skal overføres mellom partene, eksempelvis at partene skal dele forskningsdata, må rammer og ansvar for dette avklares i egen avtale (databehandleravtale, avtale om fellesbehandlingsansvar eller avtale om overføring). Dette gjøres ofte i eget vedlegg til samarbeidsavtalen, enten ved avtaleinngåelse eller når slik overføring skal skje.

Personvernet i forskningsprosjekter er av aller største viktighet for å sikre konfidensialitet, sikkerhet og etisk håndtering av personlig informasjon eller sensitiv data som samles inn fra forskningsdeltakere.

Her kan du finne mer informasjon om personvern i forskning.